Bu plan, projenin genel zaman çizelgesini ve yaklaşımını özetlemektedir. Projenin nasıl yürütüleceğini ve her adımın neleri içerdiğini bilmek önemlidir. Bu plana dayanarak, herkesin ne yapması gerektiğini ve bunun büyük resme nasıl uyduğunu bilmesi için bir proje takvimi oluşturacağız. Plan projenin dört ana aşamasını kapsamaktadır: başlangıç, hazırlık, uygulama ve sonuçlandırma aşamaları.
A) Başlangıç Aşaması: Bu aşamaya yönelik plan, projenin başarıyla başlamasını sağlamak amacıyla herkesi bir açılış toplantısı (kick-off) için bir araya getirmektir. Bu toplantı Antalya Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından yüz yüze gerçekleştirilecektir.
B) Bu toplantının amacı, proje için atılacak sonraki adımları belirlemek ve toplantı sırasında düzenlenecek bir basın brifingiyle kamuoyuna içeriden bilgiler vermektir. Başarılı bir uygulama için düşünce ve fikirlerini paylaşarak projeye katkıda bulunabilmeleri adına tüm ortakların katılımı beklenmektedir. Ayrıca, açılış toplantısında Proje Yönetim Komitesini (PMC) bir araya getireceğiz. Bu ekip, bir sorun olması durumunda yardımcı olmak için oradadır ve her ortaktan üyeler barındıracaktır. Bu ekibin bir arada kalmasını ve işlevini sürdürmesini sağlamanın Antalya Eğitim ve Araştırma Hastanesinin sorumluluğunda olduğunu unutmamak önemlidir. Açılış toplantısından sonra, proje için bir yol haritası üzerinde anlaşmaya varılması gerekmektedir.
C) Hazırlık: Daha önce de belirttiğimiz gibi, projede beş iş paketi bulunmaktadır. Her bir pakette, yapılması gereken tüm görevleri ve her birinden kimin sorumlu olduğunu listeledik.[1] Bir sonraki adım, planda belirtilen faaliyetleri tamamlayarak projeyi hayata geçirmek ve işler hale getirmektir. Öncelikle, proje hakkında bir web sitesi kurmamız gerekiyor. Bu, iş paketlerinde planlandığı gibi projeyi tanıtmanın temel bir yolu olacaktır. Web sitesinde proje hakkındaki tüm bilgilerin yanı sıra projenin nihai sonuçlarından biri olan e-öğrenme programı da yer alacaktır.
D) Uygulama süreci: Bu kılavuzda ortak kuralları, iş paketlerini ve sorumlulukları sizlerle paylaşacağız. Ulusötesi Proje Toplantılarında (TPM) sizden ne beklendiğini anlayabilmeniz için her bir proje faaliyetinin üzerinden sizinle birlikte geçeceğiz. Proje faaliyetlerini ortaklarla birlikte bir proje yol haritası kullanarak organize edeceğiz. Bu yol haritası, tarihleri ve her bir görevden kimin sorumlu olduğunu içerecektir. Görüşmeler bittikten sonra, tüm ortaklar hazırlanacak ve proje yol haritasına göre planlama yapacaktır. PMC'ler yaklaşık iki ayda bir çevrimiçi olarak bir araya gelecektir. Bu toplantılarda komite; iş paketlerinin ilerleyişini, devam eden faaliyetlerin durumunu, ulusal yaygınlaştırma faaliyetlerinin durumunu ve projeyle ilgili diğer konuları tartışacaktır. Ayrıca tüm proje süreçlerinin, faaliyetlerinin ve mevcut ile potansiyel sorunların nasıl işlemesi ve ele alınması gerektiği konusunda anlaşmaya varacaklardır. PMC herhangi bir sorun tespit ederse, çözüm için gerekli adımların atılabilmesi adına bunları proje ortaklarına bildirecektir.
E) Sonuçlandırma süreci: Çalışmaları proje iş paketlerine göre planlamak, paketleri tamamlamak ve ara raporlar ile final raporlarını zamanında hazırlamak önemlidir.